Strategi tidak menjadi nyata hanya karena telah dirumuskan dan disahkan. Strategi baru memiliki arti ketika diterjemahkan menjadi program yang relevan, didukung sumber daya, dijalankan oleh penanggung jawab yang jelas, serta diukur berdasarkan hasil yang dihasilkan.
Banyak organisasi memiliki dokumen visi, misi, dan rencana strategis yang baik. Namun, sebagian berhenti pada dokumen karena tidak memiliki mekanisme untuk mengubah pilihan strategis menjadi tindakan nyata.
Inilah yang dikenal sebagai strategy execution gap, yaitu kesenjangan antara perumusan strategi dan pelaksanaannya.
Dari Dokumen Strategis Menuju Program
Menurut Kaplan dan Norton, strategi perlu diterjemahkan ke dalam sasaran strategis, ukuran kinerja, target, inisiatif, dan alokasi sumber daya. Dengan demikian, strategi tidak berdiri sendiri, melainkan terhubung dengan perencanaan dan penganggaran organisasi.
Proses penerjemahan tersebut dapat dilakukan melalui beberapa tahapan:
- Menetapkan tujuan strategis yang ingin dicapai.
- Menentukan indikator dan target keberhasilan.
- Mengidentifikasi kesenjangan antara kondisi saat ini dan kondisi yang diharapkan.
- Merancang program atau inisiatif strategis untuk menutup kesenjangan tersebut.
- Menentukan kebutuhan sumber daya, penanggung jawab, jadwal, dan mekanisme evaluasi.
Dengan pendekatan ini, program kerja bukan sekadar daftar kegiatan, melainkan instrumen untuk mewujudkan pilihan strategis.
Membedakan Program dan Aktivitas
Salah satu kekeliruan umum dalam perencanaan adalah menyamakan program dengan aktivitas. Program merupakan rangkaian tindakan yang saling terhubung untuk mencapai tujuan tertentu. Sementara itu, aktivitas adalah tindakan teknis atau operasional yang menjadi bagian dari program.
Program memiliki orientasi pada perubahan dan hasil. Aktivitas lebih berorientasi pada pelaksanaan pekerjaan. Karena itu, keberhasilan program tidak cukup diukur dari jumlah kegiatan yang diselenggarakan, tetapi dari perubahan yang dihasilkan.
Rangkaian logikanya dapat dirumuskan sebagai berikut: Tujuan Strategis → Program Strategis → Aktivitas → Output → Outcome → Impact
Sebagai contoh, tujuan strategis organisasi adalah meningkatkan kualitas pelayanan aspirasi masyarakat. Program yang dirancang dapat berupa penguatan sistem pelayanan aspirasi berbasis data. Aktivitasnya meliputi pelatihan petugas, penyusunan prosedur, pembangunan basis data, dan forum koordinasi. Output-nya berupa petugas terlatih, prosedur tersedia, dan data aspirasi terdokumentasi. Outcome yang diharapkan adalah pelayanan lebih cepat, terkoordinasi, dan responsif.
Prioritas, Kepemilikan, dan Sumber Daya
Tidak semua usulan program dapat dijalankan secara bersamaan. Organisasi perlu menentukan prioritas berdasarkan kesesuaian dengan strategi, besarnya dampak, urgensi, kebutuhan sumber daya, dan kapasitas pelaksanaan.
Setiap program strategis juga harus memiliki Program Owner, yaitu satu pihak yang bertanggung jawab memastikan program berjalan, mengkoordinasikan unit terkait, memantau kemajuan, dan melaporkan hasil. Tanggung jawab yang jelas mencegah program kehilangan arah atau berhenti karena saling menunggu.
Selain itu, organisasi perlu membedakan anggaran operasional dan anggaran strategis. Anggaran operasional mendukung keberlangsungan pekerjaan rutin, sedangkan anggaran strategis dialokasikan untuk inisiatif yang mendorong perubahan dan menutup kesenjangan kinerja.
Mengukur Hasil, Bukan Sekadar Kesibukan
Setiap program harus memiliki target, tonggak pencapaian (milestones), jadwal, indikator, dan hasil yang diharapkan. Target jangka panjang perlu diuraikan menjadi sasaran tahunan, triwulanan, atau bulanan agar kemajuan dapat dipantau secara realistis.
Kesalahan yang perlu dihindari antara lain terlalu banyak program, kegiatan tanpa hubungan dengan strategi, indikator yang hanya mengukur jumlah aktivitas, tidak adanya penanggung jawab, serta penganggaran yang tidak mendukung prioritas.
Pada akhirnya, disiplin menerjemahkan strategi ke dalam program kerja membuat organisasi bergerak dari sekadar sibuk menjadi terarah. Strategi menjadi sistem tindakan yang dapat dilaksanakan, diukur, dievaluasi, dan disempurnakan secara berkelanjutan.(im)
