Sistem pengukuran kinerja membentuk perilaku seluruh jajaran organisasi. Prinsip manajemen menyatakan, “What gets measured gets managed”—apa yang diukur akan dikelola.
Prinsip tersebut perlu dilengkapi dengan pernyataan: “What gets measured poorly gets managed poorly.” Apa yang diukur secara buruk akan dikelola secara buruk pula.
Persoalan organisasi bukan sekadar apakah sesuatu telah diukur, melainkan apakah yang diukur benar-benar penting, relevan dengan strategi, dipahami secara tepat, dan mampu mendorong perilaku yang diharapkan.
Apa Itu KPI dan Apa Fungsinya?
Key Performance Indicator (KPI) atau Indikator Kinerja Kunci adalah ukuran kuantitatif maupun kualitatif yang dipilih secara selektif untuk menunjukkan tingkat keberhasilan organisasi dalam mencapai sasaran strategis.
KPI bukan sekadar daftar angka operasional atau laporan kegiatan. KPI merupakan instrumen yang menerjemahkan strategi menjadi bahasa kinerja yang dapat dipahami oleh seluruh bagian organisasi.
Kaplan dan Norton menegaskan bahwa sistem pengukuran sangat mempengaruhi perilaku manusia dalam organisasi. Oleh karena itu, ukuran kinerja harus diturunkan dari strategi, bukan hanya dari data yang mudah dikumpulkan.
Dalam organisasi politik, KPI berfungsi sebagai radar navigasi. KPI membantu memastikan bahwa energi, sumber daya, dan aktivitas organisasi diarahkan pada sasaran strategis, seperti penguatan kelembagaan, peningkatan kapasitas kader, pelayanan aspirasi, kualitas koordinasi, dan penciptaan dampak sosial.
KPI memiliki tiga fungsi utama, yaitu:
- mengarahkan perhatian pada hal-hal yang dianggap penting.
- mendorong kendali diri, karena setiap pengurus dapat mengetahui posisi kinerjanya dan melakukan perbaikan.
- menyelaraskan organisasi, sehingga KPI pusat, bidang, program, dan individu saling mendukung.
KPI Berbeda dari Target
KPI dan target merupakan dua hal yang saling berkaitan, tetapi tidak sama.
- KPI adalah variabel atau dimensi yang diukur.
- Target adalah nilai pencapaian yang ingin diraih dalam KPI pada periode tertentu.
Misalnya, “tingkat retensi kader” merupakan KPI. Baseline-nya 65 persen, sedangkan targetnya adalah mencapai 85 persen pada akhir tahun.
Dengan demikian, KPI menjawab pertanyaan “Apa yang diukur?”, sementara target menjawab “Seberapa tinggi hasil yang ingin dicapai dan kapan?”
KPI tanpa target hanya menghasilkan informasi. Target tanpa KPI hanya menghasilkan keinginan angka.
Leading Indicator dan Lagging Indicator
Sistem KPI yang baik perlu menyeimbangkan dua jenis indikator.
Lagging indicator mengukur hasil dari usaha yang telah dilakukan. Contohnya tingkat retensi kader, kepuasan masyarakat, jumlah aspirasi yang ditindaklanjuti, dan kualitas laporan pertanggungjawaban.
Sementara itu, leading indicator mengukur faktor pendorong yang mempengaruhi kinerja masa depan. Contohnya persentase kader yang mengikuti pelatihan, kecepatan merespons aspirasi, tingkat penggunaan sistem data, dan persentase tindak lanjut keputusan rapat.
Lagging indicator menunjukkan apakah hasil telah tercapai. Leading indicator membantu organisasi mengetahui apakah proses menuju hasil tersebut berjalan dengan baik.
Kaplan dan Norton menekankan bahwa indikator hasil tanpa indikator pendorong menimbulkan kebingungan mengenai cara mencapai hasil. Sebaliknya, indikator pendorong yang tidak terhubung dengan hasil dapat membuat organisasi sibuk melakukan aktivitas yang tidak memiliki nilai strategis.
Cascading KPI
KPI harus diturunkan secara berjenjang dari tingkat organisasi hingga individu.
- KPI Organisasi, mengukur keberhasilan strategis secara keseluruhan.
- KPI Bidang, mengukur kontribusi setiap fungsi terhadap strategi.
- KPI Program, mengukur keberhasilan suatu inisiatif strategis.
- KPI Individu, menghubungkan pekerjaan personal dengan sasaran bidang dan organisasi.
KPI individu harus memiliki line of sight, yaitu hubungan yang jelas antara pekerjaan seseorang dan tujuan organisasi. Jumlah indikator juga perlu dibatasi agar tetap fokus dan tidak membingungkan.
Kesalahan Umum dalam Membuat KPI
Beberapa kesalahan yang sering terjadi adalah terlalu banyak indikator, memilih ukuran karena mudah dikumpulkan, mengukur aktivitas alih-alih hasil, serta menekan satu indikator secara berlebihan.
Drucker mengingatkan bahwa keinginan mengendalikan segala sesuatu justru dapat membuat organisasi kehilangan kendali atas hal-hal yang benar-benar penting. Bryson dan koleganya juga mengingatkan bahwa tidak semua hal yang dapat dihitung benar-benar bermakna.
KPI yang buruk dapat mendorong perilaku manipulatif, pengisian laporan secara formal, persaingan sektoral, dan pencapaian angka tanpa perubahan nyata.
Penutup
KPI bukan sekadar instrumen pelaporan. KPI adalah sistem sinyal yang mengarahkan perhatian, membentuk perilaku, menyelaraskan unit kerja, dan membantu organisasi mengendalikan kinerjanya sendiri.
Organisasi tidak perlu mengukur sebanyak mungkin hal. Organisasi perlu memilih indikator yang paling bermakna, menghubungkannya dengan strategi, menetapkan target yang jelas, serta meninjau relevansinya secara berkala.
Prinsip akhirnya sederhana: What gets measured gets managed. What gets measured poorly gets managed poorly.
Tantangan manajemen bukan mengumpulkan sebanyak mungkin angka, melainkan memastikan bahwa angka yang dipilih benar-benar membantu organisasi bergerak dari kesibukan menuju kinerja dan dampak yang nyata. (im)
