Dalam dunia bisnis, politik, maupun dakwah (da’wah – strategic movement), seorang pemimpin sering tergoda menyelesaikan masalah yang tampak di permukaan. Padahal, banyak persoalan bukanlah kesalahan individu semata, melainkan kegagalan sistem (system failure) yang telah berlangsung cukup lama.
Organisasi yang terus-menerus mengalami masalah serupa umumnya tidak sedang menghadapi “orang yang salah”, tetapi “sistem yang salah”.
John Adair dalam Decision Making and Problem Solving Strategies menjelaskan hakikat sistem:
“A system is a whole made up of integrated parts. It can be organic, mechanical, or a process.”
“Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri atas bagian-bagian yang saling terintegrasi. Sistem dapat bersifat organik, mekanis, maupun berupa suatu proses.”
Kualitas kepemimpinan (leadership) tidak hanya diukur dari kemampuan memadamkan “kebakaran”, tetapi dari kemampuannya memperbaiki sistem agar kebakaran yang sama tidak terulang.
Menemukan Titik Deviasi
Masalah sistem selalu diawali oleh penyimpangan (deviation) dari standar yang telah ditetapkan.
John Adair menegaskan:
“A systems problem is essentially a deviation from the norm.”
“Masalah sistem pada dasarnya merupakan penyimpangan dari norma atau standar.”
Semakin besar jarak antara kondisi ideal dengan kenyataan di lapangan, semakin besar pula masalah yang harus diselesaikan.
Oleh karena itu, tugas pertama seorang pemimpin bukan mencari siapa yang salah, melainkan menemukan di mana penyimpangan pertama kali terjadi. Adair kembali menekankan:
“The main strategy in systems problems is to find the point of deviation and then establish what caused it.”
“Strategi utama dalam menangani masalah sistem adalah menemukan titik penyimpangan, kemudian menentukan penyebabnya.”
Dalam praktik bisnis modern, prinsip ini identik dengan pendekatan continuous improvement yang dipopulerkan oleh W. Edwards Deming. Ia terkenal dengan pernyataannya:
“A bad system will beat a good person every time.”
“Sistem yang buruk akan selalu mengalahkan orang yang baik.”
Artinya, memperbaiki individu tanpa memperbaiki sistem hanya akan menghasilkan kegagalan yang sama.
Diagnosis Dimulai dari Pertanyaan
Pemimpin yang baik tidak terburu-buru memberi jawaban. Ia justru memperbanyak pertanyaan.
John Adair menulis dalam The John Adair Handbook of Management and Leadership:
“Questions are the spanners that unlock the mind.”
“Pertanyaan adalah kunci Inggris yang membuka pikiran.”
Karena itu, metode 5W1H menjadi alat diagnosis (diagnostic tool) yang sangat efektif:
- What – Apa sebenarnya yang terjadi?
- Where – Di bagian mana penyimpangan muncul?
- When – Kapan masalah mulai terjadi?
- Who – Siapa yang terdampak atau pertama kali mengetahuinya?
- How – Bagaimana dampaknya terhadap keseluruhan proses?
- Why – Mengapa penyimpangan tersebut dapat terjadi?
Pendekatan ini mencegah pemimpin mengambil keputusan berdasarkan asumsi. Dalam politik maupun bisnis, keputusan yang dibangun di atas persepsi sering kali lebih berbahaya daripada tidak mengambil keputusan sama sekali.
Mengobati Penyebab, Bukan Gejala
Kesalahan paling umum dalam manajemen (management) adalah menyelesaikan gejala tanpa menyentuh akar persoalan.
John Adair mengingatkan:
“Treat causes, not symptoms… Beware of the fallacy of the single cause.”
“Tangani penyebabnya, bukan gejalanya. Waspadalah terhadap kekeliruan menganggap hanya ada satu penyebab.”
Masalah organisasi hampir selalu bersifat multidimensional. Penurunan produktivitas, misalnya, bisa dipengaruhi oleh sistem insentif, kepemimpinan, komunikasi, budaya organisasi, hingga kompetensi sumber daya manusia.
Harold Koontz dalam Management menambahkan:
“Compelling events to conform to plans means locating the persons who are responsible for negative deviations… and taking the necessary steps to improve performance.”
“Mengembalikan pelaksanaan kepada rencana berarti menemukan sumber penyimpangan, kemudian mengambil langkah yang diperlukan untuk memperbaiki kinerja.”
Dalam perspektif dakwah (da’wah – strategic movement), Musthafa Masyhur dalam Al-Qiyadah wal Jundiyah juga menegaskan bahwa setiap organisasi harus memiliki mekanisme perbaikan agar kesalahan tidak terus berulang.
Sistem dibuat bukan sekadar mengatur pekerjaan, tetapi menjaga istiqamah (organizational consistency) perjalanan organisasi.
Kepemimpinan yang Memperbaiki Sistem
Pemimpin hebat bukanlah mereka yang paling sering menyelesaikan masalah, melainkan mereka yang mampu membangun sistem sehingga masalah yang sama tidak terus muncul. Itulah esensi systems thinking dalam kepemimpinan modern.
Sebagaimana diringkas John Adair, efektivitas penyelesaian masalah sangat bergantung pada kemampuan mengidentifikasi penyimpangan, menemukan akar penyebabnya, lalu memperbaiki sistem secara menyeluruh.
Dengan demikian, organisasi tidak hanya menjadi lebih produktif, tetapi juga lebih adaptif menghadapi tantangan masa depan.(im)
