Organisasi pada hakikatnya dibangun untuk menyelesaikan pekerjaan. Sebuah visi besar tidak akan pernah terwujud hanya dengan semangat, idealisme, atau jumlah anggota yang banyak. Ia membutuhkan sistem kerja (operating system), pembagian peran (role distribution), serta mekanisme koordinasi (coordination mechanism) yang jelas.
Banyak organisasi mengalami stagnasi bukan karena kekurangan orang, melainkan karena tidak memahami pekerjaan apa yang sebenarnya harus dilakukan. Ada tugas yang tidak tertangani, ada pekerjaan yang dikerjakan oleh banyak orang secara tumpang tindih, dan ada pula aktivitas yang menghabiskan energi tetapi tidak memberikan dampak strategis.
Henry Mintzberg dalam The Structuring of Organizations menjelaskan:
“The structure of an organization can be defined simply as the total of the ways in which it divides its labor into distinct tasks and then achieves coordination among them.”
“Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai keseluruhan cara organisasi membagi tenaga kerjanya ke dalam berbagai tugas yang berbeda dan kemudian membangun koordinasi di antara tugas-tugas tersebut.”
Pernyataan Mintzberg ini menunjukkan bahwa inti organisasi bukan sekadar struktur jabatan, melainkan bagaimana pekerjaan dibagi dan dikendalikan agar seluruh bagian bergerak menuju tujuan yang sama.
Mengidentifikasi Seluruh Aktivitas Organisasi
Langkah pertama dalam membangun organisasi yang efektif adalah melakukan pemetaan seluruh aktivitas (activity identification). Organisasi harus mampu menjawab tiga pertanyaan mendasar:
Apa pekerjaan yang harus dilakukan? Siapa yang bertanggung jawab? Bagaimana pekerjaan tersebut saling terhubung?
Harold Koontz dalam Management menjelaskan bahwa pengorganisasian mencakup:
“Establishing an intentional structure of roles through determination of activities required to achieve the objectives of an enterprise and each part of it.”
“Membangun struktur peran yang disengaja melalui penentuan berbagai aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi dan setiap bagiannya.”
Dalam praktik manajemen, kesalahan umum adalah membuat struktur terlebih dahulu kemudian mencari pekerjaan untuk mengisi struktur tersebut. Padahal prinsip yang benar adalah pekerjaan ditentukan terlebih dahulu, baru kemudian struktur dibangun.
Peter Drucker, sebagaimana dikutip Henry Mintzberg, menegaskan bahwa analisis aktivitas yang mendalam diperlukan agar manajer mengetahui:
“What work has to be done, what work should be grouped together, and how each activity should be emphasized in the organization structure.”
“Pekerjaan apa yang harus dilakukan, pekerjaan apa yang harus digabungkan, dan bagaimana setiap aktivitas harus ditempatkan dalam struktur organisasi.”
Analisis Pekerjaan dan Kejelasan Peran
Setelah aktivitas utama teridentifikasi, langkah berikutnya adalah melakukan analisis pekerjaan (job analysis). Edwin B. Flippo dalam Personnel Management mendefinisikan:
“Job analysis is the process of studying and collecting information relating to the operations and responsibilities of a specific job.”
“Analisis pekerjaan adalah proses mempelajari dan mengumpulkan informasi yang berkaitan dengan aktivitas serta tanggung jawab dari suatu pekerjaan tertentu.”
Gary Dessler dalam Human Resource Management menjelaskan bahwa analisis pekerjaan adalah:
“The procedure for determining the duties and skill requirements of a job and the kind of person who should be hired for it.”
“Prosedur untuk menentukan tugas-tugas suatu posisi, persyaratan keterampilan, serta karakter orang yang tepat untuk menjalankan pekerjaan tersebut.”
Dalam konteks kepemimpinan (leadership), kejelasan pekerjaan sangat penting. Banyak konflik organisasi sebenarnya bukan disebabkan oleh perbedaan kepentingan, tetapi karena ketidakjelasan peran (role ambiguity). Ketika seseorang tidak memahami apa yang menjadi tanggung jawabnya, maka organisasi kehilangan akuntabilitas.
Menyusun Proses Bisnis yang Terintegrasi
Pekerjaan dalam organisasi tidak berjalan secara terpisah. Setiap aktivitas memiliki hubungan dengan aktivitas lain dalam sebuah rangkaian proses (business process).
Dessler menjelaskan konsep analisis alur kerja (workflow analysis) sebagai:
“The study of the detailed flow of work from one job to another in a work process.”
“Studi mengenai aliran pekerjaan secara rinci dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain dalam sebuah proses kerja.”
Organisasi modern tidak cukup hanya memiliki pembagian tugas, tetapi harus memastikan bagaimana setiap tugas saling terhubung. Apabila proses terlalu panjang dan birokratis, organisasi perlu melakukan Business Process Reengineering, yaitu merancang ulang proses kerja agar lebih cepat, sederhana, dan efektif.
Menentukan Prioritas Pekerjaan Strategis
Tidak semua pekerjaan memiliki nilai strategis yang sama. Seorang pemimpin harus mampu membedakan pekerjaan rutin (operational tasks) dengan pekerjaan strategis (strategic initiatives).
Henry Mintzberg membagi keputusan organisasi menjadi tiga kategori: operasional, administratif, dan strategis. Keputusan strategis memiliki dampak terbesar karena menentukan arah jangka panjang organisasi.
Karena itu, sumber daya organisasi harus diarahkan kepada pekerjaan yang paling mendukung pencapaian visi. Harold Koontz menegaskan prinsip kesatuan tujuan (unity of objectives):
“An effective organization structure facilitates individual contribution in the accomplishment of enterprise objectives.”
“Struktur organisasi yang efektif adalah struktur yang memudahkan kontribusi individu dalam mencapai tujuan organisasi.”
Organisasi yang Rapi Dimulai dari Pemetaan yang Lengkap
Pemetaan pekerjaan bukan sekadar aktivitas administratif, tetapi fondasi dari tata kelola organisasi (organizational governance). Dengan pemetaan yang baik, organisasi dapat memastikan tidak ada pekerjaan yang terlupakan, tidak terjadi duplikasi tugas, dan setiap orang memahami kontribusinya.
Lyndall Urwick mengingatkan:
“Lack of design is illogical, cruel, wasteful and inefficient.”
“Ketiadaan desain organisasi adalah sesuatu yang tidak logis, kejam, boros, dan tidak efisien.”
Karena itu, sebelum membangun struktur yang besar, seorang pemimpin harus terlebih dahulu memahami seluruh pekerjaan yang harus diselesaikan. Organisasi yang kuat bukanlah organisasi yang memiliki banyak jabatan, tetapi organisasi yang setiap pekerjaannya memiliki tujuan, pemilik tanggung jawab, serta sistem kerja yang jelas. (im)
