Salah satu kesalahan paling sering terjadi dalam penyusunan rencana bukanlah karena tujuan yang keliru, melainkan karena asumsi yang digunakan sejak awal ternyata tidak sesuai dengan kenyataan.
Sebuah rencana bisa disusun dengan sangat rapi, didukung anggaran yang memadai, bahkan dikerjakan oleh tim terbaik. Namun jika fondasi asumsi yang digunakan salah, seluruh bangunan perencanaan dapat runtuh ketika dihadapkan pada perubahan situasi.
Dalam dunia manajemen, fondasi tersebut dikenal sebagai premis perencanaan (planning premises).
Banyak organisasi terlalu fokus pada apa yang ingin dicapai, tetapi kurang memberi perhatian pada kondisi yang diasumsikan akan terjadi selama rencana itu dijalankan. Padahal, kualitas sebuah rencana sangat ditentukan oleh kualitas premis yang mendasarinya.
Apa Itu Premis Perencanaan?
Harold Koontz mendefinisikan premis perencanaan sebagai asumsi mengenai lingkungan tempat suatu rencana akan dijalankan. Dengan kata lain, premis adalah gambaran tentang kondisi masa depan yang diperkirakan akan terjadi dan menjadi dasar dalam menyusun keputusan hari ini.
Perencanaan tidak pernah dilakukan dalam ruang hampa. Setiap keputusan selalu dibangun diatas sejumlah asumsi, misalnya kondisi ekonomi akan stabil, kebutuhan masyarakat akan meningkat, teknologi akan berkembang, atau organisasi memiliki sumber daya yang cukup untuk melaksanakan program.
Seringkali asumsi tersebut tidak dituliskan secara eksplisit. Padahal, ketika setiap pimpinan menggunakan asumsi yang berbeda, hasil perencanaannya pun akan saling bertentangan. Karena itu, Koontz menegaskan bahwa semakin besar kesamaan premis yang digunakan oleh para manajer, semakin baik koordinasi perencanaan dalam organisasi.
Dengan kata lain, sebelum menyusun strategi, seluruh tim harus terlebih dahulu menyepakati “peta” yang sama mengenai kondisi yang akan mereka hadapi.
Memahami Asumsi Internal
Premis pertama berasal dari dalam organisasi sendiri. Inilah faktor-faktor yang relatif dapat dikendalikan dan menjadi modal utama dalam menjalankan rencana.
Premis internal mencakup berbagai aspek, mulai dari kondisi keuangan, kualitas sumber daya manusia, kapasitas produksi, teknologi yang dimiliki, struktur organisasi, hingga kebijakan yang sudah berjalan. Semua itu akan menentukan seberapa jauh sebuah organisasi mampu melaksanakan rencananya.
Namun ada satu faktor yang sering diabaikan, yaitu budaya organisasi dan cara berpikir para pemimpinnya. Sebuah organisasi mungkin memiliki sumber daya yang besar, tetapi jika budaya kerjanya lambat mengambil keputusan atau enggan berinovasi, maka kemampuan melaksanakan strategi juga akan terbatas.
Dalam pengalaman memimpin organisasi, saya melihat bahwa mengenali kekuatan dan keterbatasan internal jauh lebih penting daripada sekadar memiliki ambisi yang besar. Rencana yang baik bukan dibangun di atas angan-angan, melainkan di atas realitas organisasi.
Mencermati Asumsi Eksternal
Selain kondisi internal, setiap organisasi juga dipengaruhi oleh lingkungan di luar kendalinya. Perubahan ekonomi, regulasi pemerintah, perkembangan teknologi, kondisi sosial masyarakat, hingga dinamika global dapat mengubah arah sebuah rencana dalam waktu singkat.
Harold Koontz mengelompokkan faktor eksternal ke dalam lingkungan umum, pasar produk, dan pasar faktor seperti tenaga kerja, modal, serta bahan baku. Sementara Michael Hitt dan rekan-rekannya memperluas analisis tersebut dengan memasukkan perubahan demografi, politik, hukum, budaya, teknologi, lingkungan fisik, dan globalisasi.
Pemimpin yang efektif tidak sekadar bereaksi terhadap perubahan. Ia berusaha membaca tanda-tanda perubahan lebih awal sehingga organisasinya dapat bersiap sebelum perubahan itu benar-benar terjadi.
Di sinilah perencanaan bertemu dengan kepemimpinan strategis. Pemimpin tidak hanya bertanya, “Apa yang sedang terjadi hari ini?”, tetapi juga, “Apa yang kemungkinan besar akan terjadi lima tahun ke depan?”
Mengelola Risiko Perubahan
Masa depan selalu mengandung ketidakpastian. Tidak ada satupun perencana yang mampu memprediksi semua perubahan secara sempurna.
Karena itu, tugas seorang pemimpin bukan menghilangkan ketidakpastian, melainkan mengelolanya. Perencanaan harus memperhitungkan berbagai kemungkinan yang dapat memengaruhi keberhasilan organisasi.
Dalam praktiknya, bias sering kali menjadi ancaman terbesar. Optimisme yang berlebihan membuat pemimpin meremehkan risiko, sedangkan pesimisme membuat organisasi kehilangan keberanian mengambil peluang. Perencanaan yang baik menuntut keseimbangan antara keyakinan dan kewaspadaan.
Rencana yang matang selalu menyediakan ruang untuk berbagai skenario sehingga organisasi tidak kehilangan arah ketika situasi berubah.
Meninjau Kembali Premis
Premis bukanlah dokumen yang selesai dibuat lalu disimpan di laci. Ia harus terus diperiksa seiring perubahan lingkungan.
Koontz menyebutnya sebagai principle of navigational change, yaitu prinsip bahwa semakin jauh sebuah rencana menjangkau masa depan, semakin sering premisnya perlu ditinjau kembali. Seperti nahkoda kapal yang terus mengoreksi arah pelayaran karena perubahan angin dan arus, pemimpin organisasi pun harus berani menyesuaikan rencana ketika kondisi berubah.
Perubahan premis bukan berarti kegagalan perencanaan. Justru sebaliknya, itulah bukti bahwa organisasi memiliki kemampuan belajar dan beradaptasi.
Dalam dunia bisnis, organisasi, maupun pelayanan publik, keberhasilan tidak selalu dimiliki oleh mereka yang memiliki rencana paling rinci. Keberhasilan lebih sering diraih oleh mereka yang memiliki asumsi paling realistis dan keberanian untuk memperbaruinya ketika kenyataan berubah.
Perencanaan yang baik bukan hanya tentang menentukan tujuan, tetapi juga tentang memastikan bahwa pijakan menuju tujuan tersebut benar-benar sesuai dengan realitas. Sebab, strategi yang hebat sekalipun akan kehilangan arah apabila dibangun di atas premis yang keliru.(im)
