Seorang pemimpin yang ingin mengerjakan semua hal sendirian pada akhirnya justru menjadi hambatan (bottleneck) bagi organisasinya. Ketika organisasi semakin besar, tidak mungkin seluruh pekerjaan dan keputusan tetap berpusat pada satu orang.
Delegation bukan sekadar memindahkan pekerjaan, melainkan proses memberikan kepercayaan, kewenangan, dan kesempatan berkembang kepada anggota.
Harold Koontz, Cyril O’Donnell, dan Heinz Weihrich dalam Management menjelaskan: “Tujuan utama dari pendelegasian adalah untuk memungkinkan organisasi berjalan.”
John Adair dalam The Effective Supervisor menambahkan bahwa delegasi memberi pemimpin “lebih banyak waktu untuk berpikir, merencanakan masa depan, dan melakukan bagian penyeliaan dari pekerjaan Anda”.
Pada saat yang sama, delegasi “mengembangkan keterampilan dan potensi bawahan Anda” serta membuat staf merasa lebih terlibat dan bertanggung jawab terhadap pekerjaannya.
Delegasi Bukan Dumping
Persoalan pertama dalam delegasi adalah keberanian pemimpin melepaskan sebagian pekerjaannya. Adair mencatat beberapa alasan pemimpin enggan mendelegasikan: “Hal itu berisiko (It is risky), kita menikmati melakukan berbagai hal (We enjoy doing things), kita tidak berani duduk dan berpikir (We dare not sit and think), ini adalah proses yang lambat (It is a slow process), kita suka untuk ‘berada di atas segalanya’ (We like to be ‘on top of everything’), apakah bawahan kita akan mengungguli kita? (Will our subordinates outstrip us?), dan ‘Tidak ada orang yang dapat melakukannya sebaik saya’ (Nobody can do it as well as I can).”
Pemimpin perlu membedakan delegation dari dumping. Delegasi bukan membuang pekerjaan kepada bawahan. Adair mengingatkan bahwa delegasi sejati berarti memberikan tanggung jawab sekaligus wewenang yang diperlukan, bukan sekadar menjadikan bawahan sebagai “glorified message carrier“.
Apa yang layak didelegasikan? Adair menyebut empat bidang: Technical / specialist work, Administrative/minor decisions, pekerjaan “where others are more qualified“, dan pekerjaan “where staff development would result“.
Dengan demikian, delegasi sekaligus menjadi sarana mengembangkan orang.
Authority Harus Seimbang dengan Responsibility
Delegasi tidak akan efektif apabila pemimpin memberikan tanggung jawab tanpa kewenangan.
Koontz mendefinisikan authority sebagai “tingkat kebebasan (discretion) yang diberikan kepada orang-orang untuk memungkinkan mereka menggunakan penilaian mereka pribadi dalam mengambil keputusan”, sedangkan responsibility adalah “kewajiban yang dimiliki oleh bawahan kepada atasan mereka untuk menjalankan wewenang yang didelegasikan kepada mereka”.
Dari sini berlaku Principle of Parity of Authority and Responsibility: “wewenang harus sesuai dengan tanggung jawab tersebut.” Tidak adil menuntut seseorang mencapai target tertentu apabila ia tidak memiliki kewenangan untuk mengambil keputusan yang diperlukan.
Delegasi tidak berarti atasan kehilangan tanggung jawab. Koontz menegaskan melalui Principle of Absoluteness of Responsibility: “tidak ada atasan yang dapat melepaskan diri, melalui pendelegasian, dari tanggung jawab atas aktivitas para bawahannya.”
John Adair pun mengingatkan bahwa pemimpin tetap ultimately responsible memastikan pekerjaan diselesaikan dengan baik.
Empowerment: Memberi Kepercayaan dengan Batas yang Jelas
Delegasi yang matang berkembang menjadi empowerment.
Adair menegaskan: “Anda perlu mengenali kemampuan staf Anda, Anda harus memiliki kepercayaan penuh (complete trust) pada mereka, Anda harus memiliki keinginan yang tulus untuk mengembangkan mereka, dan akhirnya, pendelegasian Anda harus sistematis.”
Kepercayaan bukan berarti membiarkan bawahan bekerja tanpa batas.
Koontz mengingatkan bahwa delegasi harus jelas karena jika tidak, penerima tugas dapat mengalami kebingungan mengenai tugas dan hasil yang diharapkan. Karena itu, pemimpin harus menetapkan boundaries of discretion—batas kewenangan yang jelas.
Musthafa Masyhur dalam Al Qiyadah wal Jundiyah memberikan prinsip yang sangat relevan: “Seorang anggota tidak boleh diberi tugas dalam satu bidang gerakan kecuali ia telah benar-benar menguasai bidang tersebut.”
Setiap amanah harus disesuaikan dengan kemampuan nyata anggota.
Monitoring, Bukan Micromanagement
Pemberdayaan tetap membutuhkan monitoring. Koontz menyatakan bahwa atasan tidak boleh mendelegasikan wewenang tanpa menyediakan mekanisme feedback untuk memastikan wewenang tersebut digunakan sesuai tujuan organisasi.
Monitoring tidak boleh berubah menjadi micromanagement. Kontrol yang sehat berfokus pada penyimpangan dari rencana (deviations from plans), bukan mencampuri setiap detail pekerjaan bawahan.
Musthafa Masyhur memberikan prinsip yang indah: “Ia harus membantu mereka dalam mengatasi berbagai rintangan pada saat mereka melaksanakan tugas tersebut.” Pengawasan harus dilakukan “dengan bijak dan penuh kemesraan”, bukan untuk mencari kesalahan.
Accountability dan Mengembangkan Pemimpin Masa Depan
Delegasi pada akhirnya harus melahirkan accountability. Koontz menegaskan bahwa menuntut pertanggungjawaban bawahan atas penggunaan wewenang yang diberikan merupakan bagian dari proses delegasi. Karena itu, pemimpin harus menghindari upward delegation, yaitu kebiasaan bawahan mengembalikan masalah yang sebenarnya berada dalam kewenangannya kepada atasan.
Koontz menyatakan: “keputusan yang berada dalam kompetensi wewenang individu pemegang jabatan harus dibuat oleh mereka sendiri, dan tidak dirujuk ke atas di dalam struktur organisasi.”
John Adair menawarkan Five Easy Stages of Delegation: demonstrasikan, dampingi, mandirikan dengan pelaporan, delegasikan sepenuhnya berbasis hasil, dan lepaskan langsung dari sumber. Proses ini disebut Adair sebagai “pendelegasian progresif (progressive delegation)”, yaitu “cara penting bagi para penyelia untuk melatih calon penerus (successors) mereka.”
Inilah hakikat delegasi dalam kepemimpinan. Pemimpin tidak sekadar membagi pekerjaan, tetapi melipatgandakan kapasitas organisasi. Musthafa Masyhur mengingatkan bahwa pemimpin harus mampu “membagi tugas penting kepada anggota jamaah yang mampu memikulnya”.
Pemimpin yang baik bukanlah orang yang membuat dirinya semakin diperlukan. Sebaliknya, ia adalah orang yang mampu membuat semakin banyak orang mampu memikul amanah. Ketika delegasi berhasil melahirkan orang-orang yang kompeten, percaya diri, bertanggung jawab, dan siap mengambil keputusan, organisasi tidak lagi bergantung pada satu figur.
Delegasi yang sehat akhirnya bukan mengurangi peran pemimpin, melainkan memperbesar pengaruh kepemimpinannya. (im)
Referensi
- The Effective Supervisor — John Adair
- The John Adair Handbook of Management and Leadership — John Adair
- Management — Koontz, O’Donnell, Weihrich
- Al Qiyadah wal Jundiyah — Musthafa Masyhur
