Organisasi politik seringkali terlihat seperti sebuah bangunan yang terdiri atas banyak ruangan. Ada ruang untuk organisasi, kaderisasi, komunikasi, pelayanan masyarakat, keuangan, kebijakan, dan berbagai fungsi lainnya. Masing-masing memiliki pengurus, program, target, serta tanggung jawab.
Pembagian tersebut memang diperlukan.
Disini, tidak jarang kita menemukan satu kesalahan cara pandang yang perlu dihindari: menganggap bahwa karena tugas dibagi, maka organisasi juga terpisah-pisah.
Organisasi bukan sekadar kumpulan bidang. Organisasi adalah sebuah sistem.
Apa yang dilakukan oleh satu bagian akan memengaruhi bagian lainnya. Keputusan di tingkat pusat dapat memengaruhi struktur daerah. Kebijakan keuangan dapat memengaruhi program. Kualitas kaderisasi dapat memengaruhi kemampuan organisasi menjalankan program. Kualitas informasi dapat memengaruhi keputusan pimpinan. Bahkan persoalan kecil di satu titik dapat menjadi hambatan bagi keseluruhan sistem.
Disinilah cara berpikir sistemis (systems thinking) diperlukan.
Organisasi Bukan Sekadar Kumpulan Bagian
Peter F. Drucker dalam The Practice of Management memandang organisasi sebagai sebuah kesatuan yang harus mampu menghasilkan sesuatu yang lebih besar atau berbeda daripada sekadar penjumlahan sumber daya yang dimilikinya.
Gagasan ini sangat penting.
Bayangkan sebuah organisasi memiliki:
- orang-orang yang kompeten;
- struktur yang lengkap;
- anggaran yang cukup;
- teknologi yang baik;
- program yang banyak;
- informasi yang melimpah.
Apakah semua itu otomatis menghasilkan organisasi yang kuat? Belum tentu. Masalahnya terletak pada hubungan antarbagian.
Richard Rumelt dalam Good Strategy/Bad Strategy menggunakan analogi mobil. Sebuah mobil dapat dibuat dari komponen-komponen berkualitas tinggi, tetapi kualitas setiap komponen secara individual tidak menjamin mobil tersebut menjadi kendaraan yang berfungsi dengan baik.
Bagaimana komponen-komponen tersebut dirancang dan dikoordinasikan sebagai satu kesatuan, itu yang menentukan. Hal yang sama berlaku dalam organisasi politik.
Kita dapat memiliki bidang kaderisasi yang bagus, tetapi jika tidak terhubung dengan kebutuhan struktur kewilayahan, hasilnya tidak optimal.
Kita dapat memiliki tim komunikasi yang produktif, tetapi jika tidak memahami prioritas strategis organisasi, komunikasi dapat berjalan tanpa arah.
Kita dapat memiliki program pelayanan masyarakat yang baik, tetapi jika tidak terhubung dengan sistem dokumentasi, evaluasi, dan pembelajaran organisasi, pengalaman tersebut tidak menjadi pengetahuan institusional.
Jim Collins dan Jerry Porras menggunakan konsep alignment untuk menjelaskan keadaan ketika berbagai elemen organisasi bekerja secara serasi dalam konteks nilai inti dan arah kemajuan organisasi.
Dengan demikian, organisasi yang sehat membutuhkan dua hal sekaligus: Excellence of parts dan Coherence of the whole. Setiap bagian harus kuat, tetapi hubungan antarbagiannya juga harus kuat.
Dari Input Menuju Outcome
Cara sederhana untuk memahami organisasi sebagai sistem adalah dengan melihat bagaimana organisasi mengubah sumber daya menjadi hasil.
Siklusnya dapat digambarkan secara sederhana: INPUT → PROCESS → OUTPUT → OUTCOME
Input
Input adalah berbagai sumber daya yang dimiliki organisasi. Misalnya:
- manusia
- waktu;
- anggaran;
- informasi;
- jaringan;
- teknologi;
- pengalaman;
- legitimasi;
- dan kapasitas kelembagaan.
Namun input bukan hasil.
Memiliki banyak kader, misalnya, tidak otomatis berarti organisasi memiliki kader yang siap menjalankan tanggung jawab strategis. Memiliki anggaran besar tidak otomatis berarti program efektif. Memiliki banyak informasi tidak otomatis berarti keputusan menjadi lebih baik.
Karena itu, input harus diolah melalui proses.
Process
Process adalah bagaimana organisasi menggunakan sumber dayanya. Di dalamnya terdapat:
- perencanaan;
- koordinasi;
- kaderisasi;
- pengambilan keputusan;
- komunikasi;
- pelayanan;
- pelaksanaan program;
- administrasi;
- evaluasi;
- dan pembelajaran.
Kualitas proses menentukan kualitas hasil.
Output
Output adalah hasil langsung dari aktivitas. Contohnya:
- jumlah kader yang dilatih;
- jumlah kegiatan;
- jumlah masyarakat yang dilayani;
- jumlah konten yang diproduksi;
- jumlah rapat;
- jumlah laporan;
- atau jumlah program yang selesai.
Output penting, tetapi belum cukup. Sebuah organisasi dapat memiliki output tinggi tetapi outcome rendah.
Outcome
Outcome adalah perubahan yang dihasilkan oleh output. Misalnya:
- pelatihan kader bukan sekadar menghasilkan jumlah peserta, tetapi menghasilkan peningkatan kompetensi kader.
- Kegiatan masyarakat bukan sekadar menghasilkan jumlah acara, tetapi menghasilkan peningkatan kualitas hubungan organisasi dengan masyarakat.
- Konten bukan sekadar menghasilkan jumlah unggahan, tetapi menghasilkan peningkatan pemahaman publik terhadap kerja organisasi.
John M. Bryson, Fran Ackermann, dan Colin Eden melalui pendekatan causal mapping menjelaskan pentingnya melihat hubungan sebab-akibat antara tindakan dan hasil.
Sebuah aktivitas harus dapat ditelusuri logikanya:
Apa yang kita lakukan?
↓
Apa yang dihasilkan?
↓
Perubahan apa yang diharapkan?
↓
Mengapa perubahan tersebut penting?
Jika rantai tersebut tidak jelas, organisasi perlu berhati-hati agar tidak terjebak dalam kesibukan yang tidak menghasilkan dampak strategis.
Empat Pilar Sistem Organisasi
Dalam praktiknya, sistem organisasi politik dapat dipahami melalui setidaknya empat elemen penting, yaitu: People + Structure + Resources + Information. Keempatnya tidak berdiri sendiri.
People: Manusia sebagai Penggerak
Tidak ada organisasi tanpa manusia. Teknologi dapat membantu. Sistem dapat membantu. Struktur dapat membantu. Tetapi manusia tetap menjadi penggerak utama organisasi. Jim Collins dalam Good to Great menekankan pentingnya prinsip “first who, then what.”
Jadi, Ini bukan semata-mata persoalan jumlah orang. Organisasi membutuhkan orang yang:
- kompeten;
- memiliki integritas;
- memahami tanggung jawab;
- mampu bekerja sama;
- bersedia belajar;
- dan sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Strategi yang bagus tidak akan berjalan tanpa manusia yang mampu menjalankannya. Karena itu, ketika sebuah strategi tidak berjalan, jangan selalu menyimpulkan bahwa strateginya salah.
Bisa jadi masalahnya adalah:
- orang yang tidak tepat;
- kompetensi yang belum tersedia;
- tanggung jawab yang tidak jelas;
- koordinasi yang lemah;
- atau sistem pengembangan manusia yang belum memadai.
Structure: Struktur sebagai Kerangka
Struktur menentukan bagaimana pekerjaan dibagi, siapa bertanggung jawab kepada siapa, bagaimana keputusan dibuat, dan bagaimana koordinasi berlangsung.
Namun struktur bukan tujuan. Struktur hanyalah alat untuk membuat organisasi bekerja.
Drucker mengingatkan bahwa perancangan struktur perlu memperhatikan setidaknya tiga hal: aktivitas; keputusan; dan hubungan. Kesalahan yang sering terjadi adalah membuat struktur terlebih dahulu, kemudian mencari pekerjaan untuk mengisi struktur tersebut.
Resources: Sumber Daya sebagai Bahan Bakar
Tidak ada strategi yang dapat berjalan tanpa sumber daya. Sumber daya mencakup:
- anggaran;
- waktu;
- SDM;
- fasilitas;
- teknologi;
- jaringan;
- data;
- dan perhatian pimpinan.
Karena sumber daya terbatas, persoalannya bukan sekadar: “Berapa banyak sumber daya yang kita miliki?” Tetapi: “Kemana sumber daya tersebut harus dialokasikan?” Inilah hubungan antara sistem organisasi dengan strategi.
Sumber daya yang besar tetapi tersebar terlalu tipis dapat menghasilkan dampak yang kecil. Sebaliknya, sumber daya yang terbatas tetapi difokuskan pada titik strategis dapat menghasilkan pengaruh yang jauh lebih besar.
Information: Alat Kendali Manajemen
Informasi merupakan salah satu sumber daya paling penting dalam organisasi. Drucker bahkan menyebut informasi sebagai alat utama manajer untuk menggerakkan organisasi.
Pimpinan tidak mengendalikan organisasi hanya dengan instruksi.
Pimpinan membutuhkan informasi untuk:
- memahami situasi;
- menentukan prioritas;
- mengambil keputusan;
- mengoordinasikan pekerjaan;
- mengukur kinerja;
- dan melakukan koreksi.
Karena itu, organisasi yang memiliki banyak informasi belum tentu memiliki information system yang baik.
Informasi harus:
- relevan;
- akurat;
- tersedia pada waktunya;
- mudah dipahami;
- dan dapat digunakan untuk mengambil keputusan.
Informasi yang datang terlambat dapat kehilangan nilai strategisnya. Informasi yang tidak relevan hanya menambah kebisingan (noise). Dan informasi yang tidak dipercaya justru dapat membuat keputusan semakin buruk. (im)
