Salah satu kesalahan paling mendasar dalam manajemen organisasi adalah menganggap bahwa organisasi dapat menentukan arah hanya dengan melihat dirinya sendiri.
Pengurus melihat struktur organisasi, jumlah anggota, program kerja, anggaran, rapat, dan aktivitas yang selama ini dilakukan. Semuanya tampak berjalan. Rapat berlangsung, kegiatan dilaksanakan, laporan dibuat, dan struktur organisasi tetap aktif.
Namun ada pertanyaan yang lebih penting: apakah organisasi memahami lingkungan tempat ia bekerja?
Organisasi politik tidak hidup dalam ruang hampa. Ia berada ditengah masyarakat yang terus berubah. Struktur sosial berubah, kondisi ekonomi bergerak, teknologi berkembang, regulasi berganti, perilaku masyarakat mengalami pergeseran, dan ekspektasi publik terhadap organisasi semakin dinamis.
Pada saat yang sama, organisasi sendiri juga mengalami perubahan: kepemimpinan berganti, kader bertambah atau berkurang, struktur berkembang, kemampuan meningkat atau menurun, dan budaya kerja mengalami transformasi.
Strategi tidak dapat dirumuskan hanya berdasarkan apa yang ingin dilakukan organisasi. Strategi harus dibangun berdasarkan pemahaman tentang situasi yang sedang dihadapi.
Richard Rumelt dalam Good Strategy Bad Strategy menempatkan diagnosis sebagai inti strategi. Ia menulis: “A diagnosis defines or explains the nature of the challenge.”
Menurut Rumelt, diagnosis menjelaskan sifat dari tantangan yang dihadapi. Bahkan ia menambahkan bahwa diagnosis yang baik membantu menyederhanakan kompleksitas realitas dengan menentukan aspek mana yang benar-benar kritis.
Ini merupakan prinsip penting dalam manajemen organisasi. Dunia terlalu kompleks untuk dipahami sekaligus. Organisasi harus mampu memilah: perubahan mana yang penting, ancaman mana yang serius, peluang mana yang relevan, masalah mana yang merupakan akar persoalan, dan faktor mana yang sebenarnya hanya gejala.
Dengan kata lain, membaca lingkungan bukan aktivitas mengumpulkan sebanyak mungkin informasi. Membaca lingkungan adalah kemampuan menemukan informasi yang paling penting bagi pengambilan keputusan.
Mengapa Organisasi Harus Memahami Lingkungan?
Organisasi yang tidak memahami lingkungan akan mudah terjebak dalam cognitive myopia—rabun dalam melihat realitas.
Rumelt menggambarkannya dengan sangat jelas: Menjadi strategis berarti mampu melihat sesuatu yang mungkin tidak terlihat oleh orang lain dan bekerja berdasarkan fakta yang ada di lapangan, bukan sekadar gambaran samar mengenai masa depan.
Dalam praktik organisasi politik, myopia dapat muncul dalam banyak bentuk.
Organisasi merasa masyarakat masih memiliki kebutuhan yang sama seperti lima atau sepuluh tahun lalu. Pengurus menganggap pola komunikasi lama masih efektif. Struktur organisasi tetap menggunakan mekanisme kerja yang sama meskipun teknologi telah berubah. Program terus dilakukan karena “sudah menjadi kebiasaan”, bukan karena masih relevan.
Masalahnya bukan kurang bekerja. Masalahnya adalah bekerja dengan asumsi yang sudah tidak sesuai dengan kenyataan.
Peter F. Drucker memberikan landasan penting mengenai hal ini. Dalam The Practice of Management, ia menjelaskan bahwa tujuan sebuah organisasi tidak berada di dalam organisasi itu sendiri, tetapi berada di luar dirinya, yaitu di tengah masyarakat: “Its purpose must lie outside of the business itself. In fact, it must lie in society since a business enterprise is an organ of society.”
Walaupun Drucker membicarakannya dalam konteks perusahaan, prinsip manajemennya relevan bagi organisasi publik maupun politik. Organisasi memperoleh alasan keberadaannya karena memiliki fungsi bagi lingkungan sosialnya.
Di sinilah environmental scanning menjadi bagian penting dari manajemen strategis.
Membaca Perubahan Sosial
Masyarakat tidak pernah statis.
Komposisi penduduk berubah. Struktur keluarga berubah. Pola interaksi antargenerasi berubah. Urbanisasi berkembang. Pendidikan meningkat. Cara masyarakat membentuk komunitas berubah. Hubungan antara individu dan institusi juga mengalami transformasi.
Ibnu Khaldun, dalam Muqaddimah, menjadikan perubahan masyarakat sebagai salah satu objek utama analisisnya. Ia menjelaskan bahwa sejarah pada dasarnya merupakan pengetahuan mengenai masyarakat manusia dan perubahan yang terjadi dalam kehidupan sosialnya.
Salah satu konsep penting Ibnu Khaldun adalah ‘asabiyyah, yaitu solidaritas atau ikatan sosial yang membuat kelompok mampu bekerja dan bertahan sebagai satu kesatuan.
Pelajaran manajerialnya penting: kekuatan organisasi selalu berkaitan dengan kualitas hubungan sosial yang menjadi lingkungan tempat organisasi tersebut bekerja.
Organisasi politik tidak cukup hanya mengetahui jumlah penduduk. Ia perlu memahami bagaimana masyarakat berinteraksi.
Misalnya, masyarakat perkotaan mungkin semakin individualistis dalam kehidupan sehari-hari, tetapi tetap membutuhkan ruang komunitas dalam bentuk yang berbeda. Dahulu keterlibatan masyarakat mungkin terjadi melalui pertemuan fisik rutin. Sekarang interaksi dapat berlangsung melalui komunitas digital, grup percakapan, forum daring, atau jejaring berbasis minat.
Jika organisasi masih menggunakan asumsi lama tentang bagaimana masyarakat berkumpul, organisasi dapat kehilangan pintu masuk sosialnya.
Drucker juga memberikan perspektif menarik tentang demografi. Ia menyarankan agar organisasi tidak sekadar meramal masa depan, tetapi melihat perubahan yang sebenarnya sudah terjadi dan belum sepenuhnya menghasilkan dampak ekonomi atau sosial.
Artinya, perubahan demografis yang terlihat hari ini dapat menjadi indikator perubahan lingkungan organisasi beberapa tahun ke depan.
Pertanyaan strategis
- Siapa kelompok masyarakat yang bertambah?
- Siapa yang berkurang?
- Bagaimana perubahan struktur usia?
- Bagaimana pola keluarga berubah?
- Bagaimana masyarakat membentuk komunitas?
- Apakah cara organisasi berinteraksi dengan masyarakat masih relevan?
Membaca perubahan sosial berarti memahami pergeseran struktur masyarakat sebelum perubahan tersebut menjadi krisis relevansi organisasi.
Membaca Dinamika Politik
Lingkungan politik juga mengalami perubahan.
Aktor baru muncul. Hubungan antar aktor berubah. Isu publik bergeser. Struktur kelembagaan berkembang. Aspirasi masyarakat mengalami perubahan. Tingkat kepercayaan terhadap institusi dapat naik atau turun.
Ibnu Khaldun melihat kehidupan politik sebagai bagian dari dinamika masyarakat yang lebih luas. Kekuasaan tidak berdiri sendiri; ia berkaitan dengan solidaritas sosial, legitimasi, kondisi ekonomi, dan kemampuan institusi menjalankan fungsi sosialnya.
Bagi organisasi politik, pelajaran terpentingnya adalah bahwa dinamika politik tidak boleh dibaca hanya melalui siapa berada di posisi mana. Hal yang lebih penting adalah memahami struktur hubungan dan perubahan lingkungan yang menyebabkan posisi tersebut berubah.
Pembacaan politik strategis sebaiknya mencakup:
- perubahan aktor;
- perubahan kepentingan;
- perubahan hubungan antar lembaga;
- perubahan isu;
- perubahan ekspektasi publik;
- perubahan regulasi;
- serta perubahan legitimasi sosial.
Dengan demikian, organisasi tidak terjebak pada pembacaan politik yang terlalu personal. Strategi harus dibangun berdasarkan struktur persoalan, bukan sekadar persepsi mengenai individu.
Membaca Perubahan Internal Organisasi
Membaca lingkungan tidak hanya berarti melihat keluar. Organisasi juga harus melihat dirinya sendiri.
Rumelt memberikan peringatan keras mengenai hal ini. Ia menulis: kadang-kadang masalah organisasi bukan terutama berasal dari lingkungan luar. Hambatan terbesar justru berasal dari dalam: rutinitas yang sudah usang, birokrasi, kepentingan yang mengakar, lemahnya kerja sama antarsatuan, atau manajemen yang buruk.
Rumelt kemudian menggunakan konsep entropy untuk menjelaskan kecenderungan organisasi menjadi semakin tidak teratur apabila tidak dirawat. Ini merupakan persoalan penting dalam organisasi yang telah berumur panjang.
Sistem yang dahulu efektif belum tentu tetap efektif. SOP yang dulu tepat mungkin sudah tidak sesuai. Struktur yang dulu sederhana mungkin sekarang menjadi terlalu birokratis. Rapat yang dahulu diperlukan mungkin berubah menjadi rutinitas tanpa keputusan.
Karena itu, environmental scanning harus memiliki dua arah: External Scan + Internal Scan.
Pertanyaan internalnya antara lain:
- Apakah struktur masih sesuai kebutuhan?
- Apakah koordinasi berjalan?
- Apakah informasi mengalir?
- Apakah keputusan terlalu lambat?
- Apakah ada silo antar bidang?
- Apakah kemampuan kader sesuai tuntutan lingkungan?
- Apakah proses kerja masih relevan?
- Apakah sumber daya digunakan sesuai prioritas?
Organisasi yang hanya melihat ancaman eksternal tetapi tidak mau melihat kelemahan internal akan mengalami strategic blindness.
Strategi Dimulai dari Kenyataan
Organisasi yang ingin bergerak secara strategis harus bersedia melihat kenyataan apa adanya. Bukan kenyataan yang ingin dilihat. Bukan data yang hanya mengonfirmasi keyakinan internal. Bukan persepsi yang dibentuk oleh rutinitas organisasi. Tetapi fakta lapangan.
Rumelt mengingatkan bahwa organisasi harus bekerja dengan “the facts on the ground”. Drucker mengingatkan bahwa tujuan organisasi berada di luar dirinya, di tengah masyarakat. Bryson, Ackermann, dan Eden memberikan perangkat untuk memetakan lingkungan, stakeholder, mandat, dan hubungan sebab-akibat. Ibnu Khaldun menunjukkan pentingnya memahami perubahan masyarakat dan dinamika sosial sebagai dasar membaca perjalanan institusi.
Fiqh al-awlawiyat mengingatkan pentingnya menempatkan perhatian dan tindakan berdasarkan tingkat kepentingannya. Organisasi tidak dapat menentukan prioritas dengan baik apabila tidak memahami realitas dengan baik.
Organisasi strategis adalah organisasi yang cukup peka untuk menangkap perubahan, cukup objektif untuk memahami realitas, cukup disiplin untuk menentukan apa yang penting, dan cukup adaptif untuk menyesuaikan cara bergeraknya tanpa kehilangan arah. (im)
