Struktur organisasi yang baik belum menjamin organisasi akan bekerja secara efektif. Setelah struktur dibentuk, pekerjaan berikutnya adalah memastikan setiap posisi memiliki fungsi yang jelas, setiap orang memahami tanggung jawabnya, dan setiap jabatan memiliki ukuran keberhasilan yang dapat dievaluasi.
Di sinilah pentingnya merancang job description, job specification, job authority, dan Key Performance Indicators (KPI) sebagai fondasi sistem manajemen sumber daya manusia.
Dalam pengalaman saya di dunia bisnis maupun politik, banyak organisasi tidak gagal karena kekurangan orang yang kompeten, tetapi karena orang-orang yang kompeten ditempatkan pada peran yang tidak jelas. Akibatnya, energi organisasi habis untuk menyelesaikan konflik internal, bukan mencapai tujuan strategis.
Harold Koontz dalam Management menegaskan bahwa pengorganisasian pada hakikatnya adalah:
“Establishing an intentional structure of roles through determination of activities required to achieve the objectives of an enterprise.”
“Membangun struktur peran yang disengaja melalui penentuan berbagai aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.”
Artinya, setiap jabatan harus lahir dari kebutuhan organisasi, bukan sekadar untuk mengakomodasi seseorang.
Job Description: Menjelaskan Apa yang Harus Dikerjakan
Langkah pertama adalah menyusun job description (uraian tugas), yaitu dokumen yang menjelaskan secara rinci apa yang harus dikerjakan oleh pemegang jabatan.
Edwin B. Flippo dalam Personnel Management mendefinisikannya sebagai:
“A job description is an organized factual statement of the duties and responsibilities of a specific job. In brief, it should tell what is to be done, how it is done, and why.”
“Job description adalah pernyataan faktual yang tersusun secara sistematis mengenai tugas dan tanggung jawab suatu pekerjaan. Singkatnya, ia menjelaskan apa yang harus dilakukan, bagaimana melakukannya, dan mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan.”
Gary Dessler dalam Human Resource Management menambahkan bahwa sebuah job description yang baik umumnya memuat identitas jabatan, ringkasan pekerjaan, tugas utama, wewenang, hubungan kerja, standar kinerja, serta kondisi kerja.
Dessler juga mengingatkan agar organisasi tidak terlalu sering menggunakan kalimat seperti “tugas lain yang diberikan atasan” (other duties as assigned) karena dapat membuat batas pekerjaan menjadi kabur dan mengurangi akuntabilitas.
Job Specification: Menentukan Orang yang Tepat
Jika job description berbicara mengenai pekerjaan, maka job specification (kompetensi jabatan) berbicara mengenai orang yang akan mengerjakannya.
Edwin B. Flippo menjelaskan:
“A job specification is a statement of the minimum acceptable human qualities necessary to perform a job properly.”
“Job specification adalah pernyataan mengenai kualitas minimum yang harus dimiliki seseorang agar mampu melaksanakan suatu pekerjaan dengan baik.”
Gary Dessler menambahkan bahwa spesifikasi jabatan mencakup tingkat pendidikan, pengalaman kerja, kompetensi teknis (technical competency), kemampuan kepemimpinan (leadership capability), hingga karakter pribadi yang dibutuhkan.
Dalam perspektif dakwah, konsep ini sejalan dengan prinsip kafā’ah (competency) dan amānah (integrity). Organisasi membutuhkan orang yang bukan hanya memiliki kemampuan, tetapi juga memiliki karakter yang dapat dipercaya.
Penempatan kader yang tepat akan mempercepat pertumbuhan organisasi, sedangkan kesalahan menempatkan orang akan menimbulkan biaya yang jauh lebih besar dibandingkan biaya pelatihan.
Menyeimbangkan Wewenang dan Tanggung Jawab
Setiap tanggung jawab harus diikuti dengan wewenang (authority) yang memadai. Memberikan target tanpa memberikan kewenangan hanyalah menciptakan frustrasi.
Gary Dessler mendefinisikan otoritas sebagai:
“The right to make decisions, direct the work of others, and give orders.”
“Hak untuk membuat keputusan, mengarahkan pekerjaan orang lain, dan memberikan perintah.”
Edwin B. Flippo mengemukakan principle of coequal authority and responsibility, yaitu:
“An equal amount of authority should accompany delegated responsibility.”
“Setiap tanggung jawab yang didelegasikan harus disertai dengan wewenang yang sepadan.”
Hal senada disampaikan Harold Koontz melalui principle of authority level, bahwa keputusan seharusnya diselesaikan pada tingkat kewenangan yang telah diberikan dan tidak selalu dinaikkan kepada pimpinan yang lebih tinggi. Prinsip ini mempercepat pengambilan keputusan (decision making) sekaligus membangun budaya kepemimpinan di setiap level organisasi.
Mengukur Kinerja dengan KPI yang Jelas
Peran yang jelas harus diikuti dengan ukuran keberhasilan yang jelas. Karena itu setiap jabatan memerlukan Key Performance Indicators (KPI) atau indikator kinerja utama.
Gary Dessler memberikan pendekatan sederhana dengan menyusun kalimat:
“I will be completely satisfied with your work when…”
“Saya akan sepenuhnya puas terhadap pekerjaan Anda apabila…”
Kalimat tersebut memaksa organisasi menerjemahkan harapan menjadi indikator yang objektif.
Laurie J. Mullins menambahkan bahwa sasaran kerja harus memenuhi prinsip SMART, yaitu Specific, Measurable, Achievable, Realistic, dan Time-bound. Harold Koontz melengkapi bahwa tujuan yang baik harus jelas dan dapat diverifikasi (verifiable objectives) sehingga pada akhir periode organisasi dapat memastikan apakah target benar-benar tercapai atau belum.
Menghindari Tumpang Tindih Tugas
Salah satu sumber konflik terbesar dalam organisasi adalah role overlap, yaitu dua orang mengerjakan pekerjaan yang sama, sementara pekerjaan lain justru tidak memiliki penanggung jawab.
Edwin B. Flippo mengingatkan bahwa fungsi yang sama tidak seharusnya diberikan kepada beberapa orang tanpa batas tanggung jawab yang jelas. Sementara itu, John Adair dalam The Effective Supervisor menegaskan bahwa pemimpin harus memastikan struktur organisasi memungkinkan tim mencapai tujuan secara efektif.
Tanpa kejelasan peran, anggota akan saling menyalahkan, saling mengganggu pekerjaan, bahkan bersaing secara tidak sehat.
Pada akhirnya, jabatan bukanlah simbol kehormatan, melainkan kontrak kinerja (performance contract). Organisasi yang profesional akan memastikan setiap posisi memiliki tugas yang jelas, orang yang tepat, wewenang yang memadai, dan ukuran keberhasilan yang objektif. Ketika empat unsur tersebut berjalan seimbang, organisasi akan bergerak sebagai satu tim yang solid, bukan sekadar kumpulan individu yang bekerja sendiri-sendiri. (im)
