Setelah pekerjaan berhasil dipetakan dan dikelompokkan, tahapan berikutnya adalah menyusun desain organisasi (organizational design). Inilah proses menerjemahkan strategi menjadi struktur yang dapat dijalankan.
Organisasi yang memiliki visi besar tetapi menggunakan struktur yang keliru akan mengalami lambatnya pengambilan keputusan, tumpang tindih kewenangan, hingga konflik internal. Sebaliknya, organisasi yang didesain dengan tepat akan bekerja lebih cepat, lebih adaptif, dan lebih mudah dikendalikan.
Dalam perspektif manajemen modern, struktur organisasi merupakan blueprint atau cetak biru yang mengatur bagaimana pekerjaan dibagi, bagaimana sumber daya dialokasikan, bagaimana kewenangan didelegasikan, dan bagaimana koordinasi dibangun.
Dengan kata lain, struktur bukan sekadar bagan organisasi, melainkan sistem yang memungkinkan strategi dapat dieksekusi secara konsisten.
Memilih antara Organisasi Datar dan Organisasi Tinggi
Salah satu keputusan pertama dalam mendesain organisasi adalah menentukan apakah organisasi akan menggunakan flat organization atau tall organization.
Perbedaan keduanya terletak pada span of management (rentang kendali) dan jumlah jenjang hierarki.
Harold Koontz dalam Management menjelaskan:
“The limitations affecting the span of management are what cause levels of organization; the larger the enterprise or the narrower the span, the greater the number of organizational levels.”
“Keterbatasan yang memengaruhi rentang kendali manajemen akan menentukan jumlah tingkatan organisasi. Semakin besar organisasi atau semakin sempit rentang kendali, semakin banyak pula jenjang hierarkinya.”
Flat organization memiliki sedikit lapisan manajemen dengan rentang kendali yang luas. Keunggulannya adalah komunikasi lebih cepat, pengambilan keputusan lebih singkat, dan pemberdayaan anggota lebih besar. Model ini banyak digunakan pada perusahaan rintisan (startup), organisasi sosial, maupun gerakan yang membutuhkan kelincahan.
Sebaliknya, tall organization memiliki banyak jenjang kepemimpinan sehingga pengawasan menjadi lebih ketat. Henry Mintzberg dalam The Structuring of Organizations menggambarkan bahwa struktur seperti ini membentuk hierarki menyerupai kerucut (organizational pyramid). Model ini cocok bagi organisasi yang memiliki tingkat risiko tinggi atau membutuhkan prosedur yang sangat baku, meskipun sering menghadapi tantangan berupa birokrasi yang lebih lambat.
Struktur Fungsional dan Divisional
Bentuk struktur yang paling klasik adalah functional structure, yaitu organisasi yang mengelompokkan pekerjaan berdasarkan bidang keahlian.
Michael A. Hitt dalam Strategic Management menjelaskan:
“The functional structure consists of a chief executive officer and a limited corporate staff, with functional line managers in dominant organizational areas.”
“Struktur fungsional terdiri atas seorang pimpinan utama dengan sejumlah manajer yang memimpin fungsi-fungsi utama organisasi.”
Model ini sangat efektif ketika organisasi masih fokus pada satu produk, satu layanan, atau satu jenis aktivitas utama karena mendorong spesialisasi dan efisiensi.
Namun, ketika organisasi berkembang dan memiliki banyak unit usaha atau wilayah kerja, struktur tersebut sering berubah menjadi multidivisional structure (M-Form).
Michael A. Hitt menjelaskan:
“The multidivisional (M-form) structure consists of a corporate office and operating divisions, with each division representing a separate business.”
“Struktur multidivisi terdiri atas kantor pusat dan sejumlah divisi operasional, di mana setiap divisi mewakili unit bisnis yang berdiri sendiri.”
Henry Mintzberg menambahkan bahwa kantor pusat memberikan otonomi kepada setiap divisi untuk mengambil keputusan operasional, sementara manajemen puncak lebih berfokus pada evaluasi hasil (performance control).
Struktur Matriks dan Organisasi Proyek
Perubahan lingkungan yang semakin dinamis membuat banyak organisasi membutuhkan struktur yang lebih fleksibel. Salah satunya adalah matrix organization.
W. Richard Scott menjelaskan:
“The distinguishing feature of the matrix is its dual command structure.”
“Ciri utama struktur matriks adalah adanya sistem komando ganda yang berjalan secara bersamaan.”
Seorang anggota dapat bertanggung jawab kepada manajer fungsional sekaligus kepada manajer proyek. Jay Galbraith dalam Designing Organizations menjelaskan bahwa struktur ini dirancang untuk menghadapi pekerjaan yang kompleks dan membutuhkan koordinasi lintas fungsi (cross-functional collaboration).
Pada tingkat yang lebih fleksibel lagi terdapat project organization, yaitu organisasi yang dibentuk untuk menyelesaikan proyek tertentu. Henry Mintzberg menyebut bentuk ini sebagai adhocracy, yaitu organisasi yang sangat adaptif, minim prosedur formal, dan mengandalkan kolaborasi para profesional untuk menghasilkan inovasi.
Organisasi Jaringan di Era Kolaborasi
Perkembangan teknologi juga melahirkan network organization, yaitu organisasi yang tidak selalu memiliki struktur formal yang besar, tetapi membangun kemitraan dengan berbagai organisasi lain.
W. Richard Scott menggambarkannya sebagai:
“Cooperative connections among formally independent organizations.”
“Hubungan kerja sama di antara organisasi-organisasi yang secara formal tetap berdiri sendiri.”
Model ini memungkinkan organisasi memperoleh kecepatan layaknya organisasi kecil sekaligus menikmati skala ekonomi sebagaimana organisasi besar. Dalam dunia bisnis, bentuk ini banyak digunakan melalui kemitraan strategis (strategic alliances).
Dalam dunia politik dan dakwah, konsep ini tampak dalam kolaborasi antarlembaga, jaringan relawan, komunitas, maupun organisasi masyarakat yang memiliki visi yang sama.
Menggambar Struktur yang Efektif
Pada akhirnya, tidak ada satu desain organisasi yang cocok untuk semua. Struktur harus disesuaikan dengan strategi, ukuran organisasi, karakter pekerjaan, dan dinamika lingkungan.
Henry Mintzberg memberikan langkah yang sistematis: identifikasi seluruh pekerjaan, gabungkan menjadi posisi, kelompokkan posisi menjadi unit kerja, kemudian bangun hubungan antara Operating Core (pelaksana utama), Middle Line (manajemen menengah), Strategic Apex (pimpinan puncak), Technostructure (unit pengembang sistem dan standar), serta Support Staff (unit pendukung).
Desain organisasi yang baik bukanlah yang paling rumit atau paling modern, melainkan yang mampu menjadikan setiap orang memahami perannya, mempercepat koordinasi, memperjelas akuntabilitas, dan memastikan seluruh sumber daya bergerak menuju tujuan yang sama. Sebuah struktur yang baik pada akhirnya bukan sekadar menggambarkan organisasi, tetapi menjadi mesin yang menggerakkan organisasi mencapai visinya. (im)
