Sebuah organisasi pada akhirnya tidak bekerja melalui struktur, gedung, teknologi, atau modal. Semua itu hanya menjadi instrumen. Tetapi, hal yang menggerakkan organisasi adalah manusia.
Karena itu, ketika kita berbicara tentang keberhasilan organisasi, kita sebenarnya sedang berbicara tentang bagaimana organisasi memperoleh, menempatkan, mengembangkan, dan mempertahankan orang-orang yang tepat.
Disinilah staffing menjadi fungsi manajemen yang strategis. Staffing bukan sekadar aktivitas merekrut karyawan, tetapi proses memastikan bahwa setiap posisi organisasi diisi oleh orang yang memiliki kompetensi dan karakter yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Memahami Pengertian Staffing
Harold Koontz dalam Management mendefinisikan staffing sebagai proses “melibatkan pengisian, dan menjaga tetap terisi, posisi-posisi yang disediakan oleh struktur organisasi.” Pengertian ini menunjukkan bahwa staffing bukan pekerjaan satu kali. Organisasi harus terus memastikan tersedianya orang yang tepat seiring perubahan kebutuhan, struktur, dan tujuan organisasi.
Gary Dessler dalam Human Resource Management memberikan cakupan yang lebih luas. Ia menjelaskan manajemen sumber daya manusia sebagai “proses memperoleh, melatih, menilai, dan memberikan kompensasi kepada karyawan, serta memperhatikan hubungan kerja, kesehatan dan keselamatan, serta masalah keadilan mereka.”
Sementara itu, Edwin B. Flippo dalam Personnel Management merumuskan fungsi tersebut sebagai “perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian dari pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemisahan sumber daya manusia” untuk mencapai tujuan individu maupun organisasi.
Dari ketiga pandangan tersebut terlihat bahwa staffing memiliki cakupan yang jauh lebih luas daripada sekadar recruitment. Ia menyentuh seluruh siklus kehidupan manusia di dalam organisasi.
Staffing sebagai Fungsi Manajemen
Koontz menempatkan staffing sebagai salah satu dari lima fungsi dasar manajemen: “mengelola melibatkan pelaksanaan lima fungsi dasar: perencanaan, pengorganisasian, penyusunan staf (staffing), kepemimpinan, dan pengendalian.”
Urutan ini menarik. Setelah organisasi menentukan kemana harus bergerak melalui planning, dan bagaimana pekerjaan dibangun melalui organizing, organisasi membutuhkan manusia untuk menjalankan seluruh rancangan tersebut.
Karena itu, staffing tidak boleh dianggap hanya sebagai urusan departemen personalia atau Human Resources. Koontz menegaskan bahwa “adalah tugas manajer untuk mengisi posisi dan menjaganya tetap terisi dengan orang-orang yang berkualifikasi.”
Artinya, setiap manajer pada hakikatnya adalah people manager. Kemampuan mengelola pekerjaan tidak cukup. Seorang manajer juga harus mampu mengenali orang, menilai kompetensi, menempatkan, mengembangkan, dan mempertahankan talenta.
The Right Person in the Right Place
Dalam praktik manajemen, prinsip “the right person in the right place” sering terdengar sederhana. Namun, pelaksanaannya membutuhkan proses yang serius.
Dessler mengingatkan bahwa “mendapatkan hasil adalah garis bawah (bottom line) dari mengelola dan bahwa, sebagai manajer, Anda harus mendapatkan hasil ini melalui orang lain.” Dengan demikian, keberhasilan manajer tidak hanya ditentukan oleh kemampuan pribadinya, tetapi juga oleh kualitas orang-orang yang bekerja bersamanya.
Bahkan, “tenaga kerja memberikan keunggulan kompetitif sejati bagi perusahaan mana pun.” Mesin dapat dibeli, teknologi dapat diadopsi, dan modal dapat dihimpun. Namun, kemampuan manusia untuk berpikir, berinovasi, menyelesaikan masalah, dan mengambil keputusan merupakan sumber keunggulan yang sangat menentukan.
Karena itu, staffing harus memperhatikan person-job fit, yaitu “mencocokkan pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dan kompetensi lain (KSACs) yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan… dengan KSAC pelamar.”
Namun, kecocokan tidak berhenti pada pekerjaan. Ada pula person-organization fit: kesesuaian nilai, karakter, dan orientasi seseorang dengan budaya organisasi. Orang yang kompeten tetapi tidak memiliki kesesuaian nilai dapat menjadi sumber masalah baru.
Staffing, Planning, dan Organizing
Staffing memiliki hubungan yang erat dengan planning dan organizing. Koontz menyatakan bahwa “perencanaan secara logis mendahului pelaksanaan semua fungsi manajerial lainnya.”
Rencana menetapkan tujuan. Organizing kemudian membentuk struktur, peran, dan hubungan kerja. Setelah itu, staffing menghidupkan struktur tersebut dengan manusia.
Koontz menyebutkan bahwa “staffing terkait erat dengan pengorganisasian, yaitu penetapan struktur peran dan posisi yang disengaja.”
Dengan demikian, ketiganya membentuk satu rangkaian: planning memberikan arah, organizing menyediakan struktur, dan staffing menghadirkan manusia yang mampu menjalankannya.
Jangan Mengelola SDM dengan “Firasat”
Banyak masalah organisasi sebenarnya bermula dari kesalahan staffing. Dessler mengidentifikasi beberapa kesalahan yang sering dilakukan manajer, antara lain “membuat karyawan Anda tidak melakukan yang terbaik,” “mempekerjakan orang yang salah untuk pekerjaan tersebut,” “mengalami perputaran karyawan (turnover) yang tinggi,” dan “membiarkan kurangnya pelatihan merusak efektivitas departemen Anda.”
Kesalahan tersebut semakin serius ketika terjadi pada posisi strategis. Koontz memperingatkan bahwa “pemilihan manajer yang salah pada tingkat atas dapat menjadi kesalahan yang jauh lebih serius.”
Karena itu, staffing tidak boleh dikelola hanya berdasarkan kedekatan, intuisi, atau “firasat”. Organisasi membutuhkan metode yang sistematis untuk menemukan orang yang tepat, pada posisi yang tepat, pada waktu yang tepat, lalu mengembangkannya agar mampu memberikan kontribusi terbaik.
Inilah alasan staffing menjadi salah satu fondasi keberhasilan organisasi. Sebab strategi yang hebat hanya akan menjadi rencana di atas kertas apabila tidak dijalankan oleh manusia yang tepat. (im)
