Dalam rangkaian Step by Step to Staffing, proses staffing tidak berhenti ketika seseorang berhasil ditempatkan, dilatih, dan menjadi bagian dari tim. Organisasi perlu memastikan bahwa setiap personel benar-benar memberikan kontribusi sesuai dengan tanggung jawab dan arah strategis lembaga.
Menilai kinerja merupakan langkah penting untuk mengetahui apakah staffing yang dilakukan telah menghasilkan orang yang tepat, pada posisi yang tepat, dengan kinerja yang tepat.
Gary Dessler dalam Human Resource Management menjelaskan bahwa “penilaian kinerja (performance appraisal) berarti mengevaluasi kinerja karyawan saat ini dan/atau di masa lalu relatif terhadap standar kinerjanya”.
Sementara Robert N. Anthony dkk. dalam Management Control Systems melihat pengendalian sebagai sarana untuk “mendeteksi situasi di luar kendali dan memberikan keyakinan kepada manajer senior bahwa organisasi menjalankan strateginya secara efektif dan efisien”.
Dengan demikian, evaluasi bukan sekadar administrasi tahunan, tetapi instrumen manajemen untuk menjaga organisasi tetap berada pada jalurnya.
Performance Appraisal
Secara praktis, Dessler menjelaskan bahwa “secara ringkas, penilaian kinerja selalu melibatkan proses tiga langkah: (1) menetapkan standar kerja; (2) menilai kinerja aktual karyawan relatif terhadap standar tersebut; dan (3) memberikan umpan balik (feedback) kepada karyawan dengan tujuan membantunya menghilangkan kekurangan kinerja atau untuk terus berkinerja di atas rata-rata”.
Penilaian memiliki konsekuensi strategis karena “sebagian besar pemberi kerja mendasarkan keputusan gaji, promosi, dan retensi pada penilaian karyawan”.
Lebih dari itu, penilaian memungkinkan manajer dan bawahan untuk “mengembangkan rencana untuk memperbaiki kekurangan dan memperkuat kelebihan bawahan”.
Kualitas penilaian sangat ditentukan oleh kualitas manajer yang melaksanakannya. Anthony menegaskan bahwa “seleksi personel, penempatan, dan promosi digunakan untuk memastikan bahwa hanya manajer dengan penilaian yang matang, pengetahuan yang memadai, dan kemampuan untuk memengaruhi orang lain yang diberi tanggung jawab”.
KPI dan Standar Kinerja
Langkah pertama dalam penilaian adalah menetapkan ukuran keberhasilan. Dessler menyebutnya sebagai proses “memutuskan apa yang seharusnya diharapkan dari karyawan dalam hal standar kinerja”. Sasaran tersebut idealnya mengikuti prinsip “SMART”—spesifik (Specific), terukur (Measurable), dapat dicapai (Attainable), relevan (Relevant), dan tepat waktu (Timely) dengan tenggat waktu dan pencapaian tertentu”.
Anthony memperkenalkan konsep “key variables”, yang juga disebut “faktor keberhasilan kunci (key success factors) atau titik nadi (pulse points)”. Variabel tersebut harus “penting dalam menjelaskan keberhasilan atau kegagalan organisasi, volatil dan dapat berubah dengan cepat, serta cukup signifikan sehingga tindakan segera diperlukan ketika terjadi perubahan”.
Dengan KPI yang jelas, kinerja individu dapat dihubungkan secara langsung dengan strategi organisasi.
Feedback dan Rewards
Penilaian tidak akan banyak berarti tanpa feedback. Anthony menjelaskan bahwa “pengendalian manajemen adalah proses yang berorientasi pada orang, di mana aktivitas seperti komunikasi, persuasi, dorongan, inspirasi, dan kritik merupakan bagian penting dari proses tersebut”.
Bentuk formalnya adalah “wawancara penilaian (appraisal interview)”, yaitu “wawancara di mana penyelia dan bawahan meninjau penilaian dan membuat rencana untuk memperbaiki kekurangan serta memperkuat kelebihan”.
Dessler memberikan prinsip sederhana: “Berbicaralah dalam hal data kerja objektif, jangan menyerang pribadi, dengarkan apa yang dikatakan orang tersebut, dan dapatkan kesepakatan mengenai rencana tindakan di masa depan”.
Feedback yang baik juga “tidak mengandung kejutan”, sehingga manajer perlu “memberikan umpan balik secara berkala sehingga tinjauan formal tidak mengandung hal-hal yang tidak terduga”.
Hasil penilaian kemudian dapat dihubungkan dengan rewards. Anthony menyebut “insentif positif (penghargaan)” sebagai salah satu mekanisme untuk mendorong perilaku yang mendukung tujuan organisasi.
Dessler menjelaskan bahwa penghargaan dapat berupa “program pengakuan (recognition program)” maupun pengakuan sosial berupa “pujian, persetujuan, atau apresiasi atas pekerjaan yang dilakukan dengan baik”. Efektivitasnya bergantung pada instrumentalitas: karyawan harus “percaya bahwa kinerja yang sukses memang akan menghasilkan perolehan penghargaan tersebut”.
Perbaikan Kinerja
Pada akhirnya, penilaian bukan untuk mencari kesalahan, melainkan menghasilkan continuous improvement. Dessler menyebutnya “analisis kinerja (performance analysis)”, yaitu “proses memverifikasi bahwa ada kekurangan kinerja dan menentukan apakah pemberi kerja harus memperbaiki kekurangan tersebut melalui pelatihan atau cara lain seperti pemindahan karyawan”.
Anthony menggambarkannya sebagai “lingkaran tertutup (closed loop)”, ketika informasi kinerja menjadi dasar tindakan korektif atau revisi rencana.
Dengan pendekatan ini, evaluasi menjadi bagian dari pembelajaran organisasi. Tujuannya bukan hanya memperbaiki kinerja hari ini, tetapi juga “menyiapkan karyawan dan manajer saat ini untuk mengemban posisi tingkat tinggi dengan lancar” di masa depan.
Dengan demikian, menilai kinerja adalah jembatan antara staffing dan keberlanjutan organisasi: memastikan orang yang telah dipilih terus berkembang, memberikan kontribusi, memperoleh penghargaan secara adil, dan dipersiapkan untuk tanggung jawab yang lebih besar. (im)
Referensi
Human Resource Management — Gary Dessler
Management Control Systems — Robert N. Anthony, John Dearden, Norton M. Bedford
