Kesalahan staffing seringkali terjadi bukan karena organisasi tidak mampu menemukan orang, tetapi karena sejak awal organisasi tidak benar-benar memahami orang seperti apa yang dibutuhkan. Merekrut terlalu cepat, menambah terlalu banyak orang, atau menempatkan seseorang pada posisi yang sebenarnya tidak diperlukan merupakan pemborosan yang dapat mengganggu efektivitas organisasi.
Langkah pertama dalam Step by Step to Staffing bukanlah recruitment, melainkan menganalisis kebutuhan organisasi. Gary Dessler dalam Human Resource Management menegaskan bahwa “manajemen sumber daya manusia sebenarnya dimulai dengan memutuskan apa yang terkandung dalam pekerjaan tersebut.”
Harold Koontz dalam Management menambahkan bahwa proses staffing mencakup “identifikasi kebutuhan tenaga kerja, inventarisasi, penilaian, dan pemilihan kandidat untuk posisi-posisi tersebut.”
Organisasi harus memahami kebutuhannya sebelum mencari orang. Staffing yang baik selalu dimulai dari pertanyaan strategis: kita membutuhkan siapa, untuk melakukan apa, dalam jumlah berapa, dan untuk mencapai tujuan yang mana?
Workforce Planning: Merencanakan Manusia Sebelum Merekrut
Perencanaan tenaga kerja atau workforce planning merupakan proses menentukan kebutuhan personel organisasi pada masa sekarang dan masa depan. Dessler mendefinisikannya sebagai “proses memutuskan posisi apa yang harus diisi oleh perusahaan, dan bagaimana mengisinya.”
Namun, workforce planning tidak boleh berdiri sendiri. Ia harus menjadi konsekuensi dari arah strategis organisasi. Dessler menegaskan bahwa “perencanaan tenaga kerja/pekerjaan paling baik dipahami sebagai hasil dari perencanaan strategis dan bisnis perusahaan.”
Dengan demikian, perubahan strategi harus diikuti perubahan kebutuhan manusia. Ketika perusahaan membuka cabang baru, mengembangkan produk, melakukan digitalisasi, atau memperluas pasar, kebutuhan human capital ikut berubah.
Dessler menjelaskan bahwa “kebutuhan staf masa depan sebuah perusahaan mencerminkan permintaan akan produk atau layanannya, yang disesuaikan dengan perubahan yang direncanakan perusahaan dalam tujuan strategisnya serta perubahan dalam tingkat perputaran karyawan dan produktivitas.”
Inilah yang disebut labor demand. Organisasi perlu memperkirakan bukan hanya berapa orang yang dibutuhkan, tetapi kompetensi apa yang akan dibutuhkan ketika strategi tersebut dijalankan.
Job Analysis: Memahami Pekerjaan Secara Objektif
Setelah kebutuhan makro diketahui, langkah berikutnya adalah memahami setiap posisi melalui analisis jabatan (job analysis).
Dessler mendefinisikannya sebagai “analisis jabatan adalah prosedur yang melaluinya Anda menentukan tugas-tugas dari posisi perusahaan dan karakteristik orang yang akan dipekerjakan untuk posisi tersebut.”
Dari sini lahir dua instrumen penting: job description dan job specification. Job description menjelaskan pekerjaan, tanggung jawab, dan aktivitas yang harus dilakukan. Sementara job specification menjelaskan kualitas manusia yang dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaan tersebut.
Koontz mengingatkan bahwa kebutuhan kompetensi berbeda menurut tingkat jabatan. Karena itu perlu memperhatikan “keterampilan yang dibutuhkan—teknis, manusia, konseptual, dan desain—karena hal ini bervariasi sesuai dengan level dalam hierarki organisasi.”
Dessler menambahkan bahwa informasi job analysis biasanya mencakup “aktivitas kerja, perilaku manusia, mesin/peralatan yang digunakan, standar kinerja, konteks pekerjaan, dan persyaratan manusia.”
Dengan pendekatan ini, organisasi tidak lagi merekrut berdasarkan kesan subjektif, tetapi berdasarkan kebutuhan pekerjaan yang terukur.
Workload: Berapa Banyak Orang yang Dibutuhkan?
Setelah mengetahui jenis pekerjaan, pertanyaan berikutnya adalah jumlah manusia yang diperlukan. Di sinilah analisis beban kerja (workload) menjadi penting.
Koontz menjelaskan bahwa jumlah manajer atau staf yang diperlukan “tergantung tidak hanya pada ukurannya tetapi juga pada kompleksitas struktur organisasi, rencana ekspansinya, dan tingkat perputaran personel manajerial.”
Salah satu pendekatan yang dapat digunakan adalah ratio analysis. Dessler mendefinisikannya sebagai “teknik peramalan untuk menentukan kebutuhan staf masa depan dengan menggunakan rasio antara, misalnya, volume penjualan dan jumlah karyawan yang dibutuhkan.”
Prinsipnya sederhana: jangan menambah orang hanya karena pekerjaan terasa banyak. Ukur terlebih dahulu volume pekerjaan, waktu yang tersedia, produktivitas, standar kinerja, dan target organisasi. Dengan demikian, staffing dapat menjaga keseimbangan antara understaffing dan overstaffing.
Struktur Organisasi: Posisi Harus Mengikuti Tujuan
Staffing juga tidak dapat dipisahkan dari struktur organisasi. Koontz menegaskan bahwa “penyusunan staf melibatkan pengisian, dan menjaga agar tetap terisi, posisi-posisi yang disediakan oleh struktur organisasi.”
Tetapi struktur bukanlah tujuan. Struktur harus mendukung strategi. Karena itu, Koontz mengingatkan bahwa “struktur organisasi harus sesuai dengan tugasnya—bukan sebaliknya—dan harus mencerminkan kompromi serta keterbatasan yang dipaksakan pada manajer oleh orang-orangnya.”
Dessler menjelaskan bahwa “bagan organisasi menunjukkan gelar setiap posisi penyelia dan, melalui garis penghubung, siapa yang bertanggung jawab kepada siapa, siapa yang memiliki otoritas untuk setiap area, dan siapa yang diharapkan berkomunikasi dengan siapa.”
Dengan demikian, organization chart bukan sekadar gambar. Ia harus menggambarkan accountability, authority, communication flow, dan pembagian pekerjaan secara nyata.
Menentukan Prioritas: Mana yang Mission-Critical?
Tidak semua kebutuhan SDM memiliki tingkat urgensi yang sama. Karena keterbatasan anggaran dan sumber daya, organisasi harus menentukan posisi yang paling strategis.
Dessler menyarankan penggunaan model statistik untuk mengidentifikasi “titik panas (hotspots) pekerjaan di antara berbagai kelompok pekerjaan di perusahaan.” Posisi-posisi tersebut kemudian dapat diprioritaskan berdasarkan sifatnya yang mission-critical.
Pada akhirnya, workforce planning bertujuan untuk “mengidentifikasi dan mengatasi kesenjangan antara tenaga kerja perusahaan saat ini dan kebutuhan tenaga kerja yang diproyeksikan.”
Inilah esensi Langkah 1 dalam Step by Step to Staffing: jangan mencari orang sebelum memahami kebutuhan. Organisasi yang matang tidak bertanya, “Siapa yang bisa kita rekrut?” terlebih dahulu, tetapi bertanya, “Apa yang ingin kita capai, pekerjaan apa yang dibutuhkan, kompetensi apa yang diperlukan, dan siapa yang paling tepat untuk menjalankannya?”
Jika pertanyaan tersebut terjawab dengan baik, proses staffing berikutnya akan berdiri di atas fondasi yang jauh lebih kuat. (im)
